Источники пополнения Архивного фонда Российской Федерации

Комплектование архива - это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации.

Систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации (комплектование архива) включает:

- определение источников комплектования архива;

- определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;

- прием-передачу архивных документов в архив.

Источник комплектования - юридическое или физическое лицо, документы которого поступают или могут поступить на хранение в архив. Каждое учреждение (предприятие, организация), в деятельности которого образуется документальный фонд, можно рассматривать в качестве потенциального источника комплектования Архивного фонда Российской Федерации.

Однако далеко не все они в одинаковой степени пополняют своими документами архивные фонды. В деятельности взаимосвязанных между собой учреждений в той или иной системе управления образуются документы с повторяющейся информацией. Например, в фондах вышестоящих учреждений может найти свое отражение деятельность подведомственных учреждений. Это обстоятельство создает возможность для исключения определенных категорий учреждений из числа источников комплектования государственных архивов.

Современное архивоведение к числу источников комплектования относит учреждения, организации и предприятия, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие передаче на государственное хранение в обязательном порядке (для организаций и предприятий государственной и муниципальной форм собственности) и на основании договора, соглашения (для организаций и предприятий других форм собственности).

Комплектование архива осуществляется в соответствии с принципами:

- принадлежности документов к составу Архивного фонда РФ;

- соблюдения прав собственности на документы;

- происхождения и территориальной принадлежности документов;

- недробимости фондов.

Сложность работы, связанной с пополнением архивных фондов новыми документами, требует введения определенных процедур, соблюдение которых позволяет архивам отобрать на хранение наиболее ценную документацию, а именно:

1) изучения учреждений и их документов (на предмет установления их возможности выступать в качестве источника комплектования государственных архивов или возможности исключить их из числа сдающих свои документы на государственное хранение);

оценки возможности выборочного приема фондов и документов;

определения очередности в проведении экспертизы документов при передаче их в государственные архивы.

В период существования Советского Союза Главным архивным управлением СССР были составлены четыре списка учреждений, организаций и предприятий, материалы которых подлежат или не подлежат приему в государственные архивы. В настоящее время, в силу высокой динамики изменений, которые происходят как в структуре управления экономикой, так и в системе государственного и местного управления, подобные списки утратили свое значение.

Однако критерий значения учреждения, организации, предприятия в той или иной сфере жизни общества, который играл ведущую роль в советском архивоведении при определении учреждения в качестве возможного источника пополнения государственного архивного фонда, сохраняет свое влияние и в современных условиях.

Установлены нормы по включению учреждений, организаций, граждан в списки источников комплектования и определены критерии, на основании которых производится отнесение организаций к источникам комплектования. Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке.

Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.

Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании критериев:

1) для организаций:

- функционально-целевого назначения организации (для группы организаций, выполняющих аналогичные функции, используется форма выборочного приема);

- полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;

2) для граждан:

- вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;

- его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;

- родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность;

- типичность его архивных документов для эпохи (документы «рядовых» граждан);

- состав и содержание собранных гражданином архивных документов.

Критерий значения учреждения (лица) позволяет распределить все учреждения, предприятия и организации в зависимости от тех задач и функций, компетенции, масштаба деятельности и других наиболее отличительных признаков примерно на три группы. Значение документов каждой из этих групп учреждений определяет организацию работы и методы отбора документов в государственные архивы.

Первая группа источников комплектования государственных архивов.

В ее состав входят:

- центральные органы законодательной власти и государственного управления Российской Федерации, а также субъектов Российской Федерации;

- органы суда и прокуратуры;

- органы местного самоуправления;

- научные, научно-исследовательские, проектно-конструкторские учреждения, государственные промышленные, научно-производственные и производственные компании (предприятия);

- высшие учебные заведения, отдельные издательства и редакции, наиболее крупные культурно-просветительные учреждения (театры, музеи, филармонии, киностудии и др.), научно-технические общества;

- профсоюзные и другие общественные организации и т. д.

Учреждения этой группы играют первостепенную роль в жизни современного российского общества, их документы имеют большое научное и народнохозяйственное значение. Поэтому документы учреждений этой группы поступают в государственные архивы в сроки, установленные законодательством или в исключительных случаях, по согласованию с архивными органами.

Помимо основной документации в составе фондов этих учреждений на постоянное хранение могут быть оставлены документы подчиненных, соподчиненных или вышестоящих учреждений, особенно те из них, которые своим содержанием способны существенно дополнить содержание документов, уже хранящихся и архивных фондах учреждения.

С этой целью в рамках архивов дополнительно изучаются материалы сводного, обобщающего характера, которые могут содержать конкретные сведения о работе учреждения, а также материалы, присылаемые для сведения. Осуществляется их сопоставление с основной документацией фондообразователя, что позволяет более объективно подойти к решению вопроса об их последующем хранении или уничтожении.

Вторая группа источников комплектования государственных архивов.

Ее составляют те учреждения, организации и предприятия, от которых документы принимаются выборочно. К этой группе относят:

- некоторые учреждения областного (республиканского) и даже федерального значения (некоторые управления и комиссии, действующие при министерствах, издательства, редакции и др.);

- учреждения местного значения (районного и городского подчинения): предприятия, средние общеобразовательные и специальные учебные заведения, учреждения культуры (концертные залы, библиотеки), учреждения здравоохранения (диспансеры, санатории, курорты) и другие учреждения, предприятия и организации.

Отличительная черта этой группы - однородность учреждений по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и научное значение, но в силу своей массовости и однородного характера прием их на государственное хранение в полном составе и от всех учреждений нецелесообразен. Как правило, они принимаются в государственные архивы выборочно: или один-два фонда (по усмотрению эксперта) из группы фондов однородных учреждений, или только определенные категории документов из всех фондов однородных учреждений.

Однако в фондах многих учреждений местного масштаба могут храниться документы большой научной ценности и народнохозяйственного значения, не попадающие в вышестоящие учреждения. Такая документация должна быть выявлена и своевременно взята па государственное хранение. Как правило, подобного рода документы включаются в состав или объединенного архивного фонда, или в состав архивной коллекции.

Третья группа источников комплектования государственных архивов.

Ее составляют учреждения вспомогательного и обслуживающего характера, являющиеся, как правило, низовыми в ведомственной системе и выполняющие функции в узких, строго ограниченных территориальных границах. Кроме того, их деятельность находит достаточно полное отражение в фонде вышестоящего учреждения. Именно поэтому документы такого учреждения могут быть исключены из состава материалов, принимаемых на государственное хранение.

Определение учреждений, документы которых должны поступать в государственные архивы, является одной из наиболее серьезных и ответственных задач экспертизы. Экспертиза, проводимая путем сопоставления документов, позволяет установить, в какой мере деятельность подведомственного учреждения нашла свое отражение в фонде вышестоящего учреждения. Только после проведения экспертизы может быть вынесено решение об исключении тех или иных материалов из состава документов, принимаемых на государственное хранение, или о выборочном их приеме.

Проведение экспертизы ценности документов, принимаемых в выборочном порядке, усложняется тем, что предварительно необходимо установить параметры, в соответствии с которыми будет осуществляться отбор, т.е. установить критерии проведения выборочного приема фондов, количество принимаемых фондов и ряд других. Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства:

а) при разработке номенклатуры дел;

б) при регистрации поступающих в учреждение документов;

в) при направлении документа в дело;

Второй этап проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения их делопроизводством.

Третий этап -- на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение.

Важным принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений.

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.

При отборе фондов принимаются во внимание характеристики учреждения, в соответствии с которыми определяется ценность его документального фонда, а именно:

- уровень производственной, научной, учебной и другой работы учреждения, предприятия, организации;

- стиль работы руководства и предприятия в целом;

- внедрение в деятельность учреждения новых образцов техники, разработка и использование новых технологий;

- специализация учреждения;

- местонахождение учреждения;

- особые условия его возникновения;

- географическая среда и т. д.

Таким образом, к учреждениям второй группы (от которых документы принимаются выборочно) применяется дифференцированный подход. Одни учреждения попадают в число источников комплектования и от них архивные фонды принимают на хранение в полном объеме, от других могут приниматься только определенные категории документов (из всех фондов или в силу полного отражения их информации в фондах вышестоящих учреждений. Выборочный прием возможен только при условии всестороннего изучения деятельности учреждений, ознакомления со специфическими особенностями их работы и составом и содержанием их документации.

Негосударственные организации обеспечивают отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов.

Комплектование государственного архива документами личного происхождения. Государственные архивы собирают документы писателей, художников, актёров и режиссеров, учёных, краеведов, коллекционеров и так далее. В составе личного фонда на государственное хранение принимаются следующие документы:

- авторские рукописи, автобиографии, дневники, записные книжки, воспоминания, биографические материалы, а также материалы имущественно-хозяйственного характера;

- служебная и личная переписка;

- фотографии и другие изобразительные документы;

- материалы о фондообразователе и об увековечении его памяти (воспоминания, статьи и рецензии о фондообразователе и его произведениях, вырезки из газет и журналов);

- материалы, подобранные фондообразователем и отложившиеся в его личном архиве и др.

Документы личного происхождения поступают в государственные архивы:

- от фондообразователей, передающих архивы лично или по завещанию;

- от лиц, владеющих архивом по праву наследования;

- от собирателей и коллекционеров;

- из общественных организаций (творческих союзов и так далее);

- из нотариальных контор как выборочное имущество;

- от граждан, проживающих за границей, из зарубежных учреждений и организаций (в порядке дара или обмена копиями).

Комплектование архивными документами из-за рубежа.

Архив может комплектоваться архивными документами российского происхождения, находящимися по различным причинам за пределами Российской Федерации, и/или архивными документами зарубежного происхождения, имеющими значение для России.

Прием полученных из-за рубежа архивных документов в архив осуществляется в соответствии с договором между собственником или владельцем указанных документов и архивом о продаже, дарении подлинных документов или их копий, обмене копиями документов. Заключение договора осуществляется с учетом законодательства соответствующей страны. В договоре могут оговариваться особые условия использования передаваемых архивных документов. Прием оформляется актом приема-передачи документов.

Архивные документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинников или копий на правах подлинников, принятые на постоянное хранение в архив, независимо от их происхождения включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат государственному учету.

Взаимодействие архива с источниками комплектования.

Архив совместно с источниками комплектования архива рассматривает и готовит к согласованию соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями инструкции по делопроизводству, примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования архива.

Кроме того, Архив принимает участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования архива, организуемых специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела.

Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников его комплектования. В этих целях архив оказывает указанным службам методическую и практическую помощь, в том числе на договорной основе:

- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

- по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

- по упорядочению документов по личному составу;

- по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

- по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

- по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб источников комплектования;

- в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб.

Списки источников комплектования архива составляются на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации.

Список граждан (собственников или владельцев архивных документов) - источников комплектования ведется с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных документов в архив.

Архив вправе вести список возможных источников комплектования. В архиве составляются и ведутся самостоятельные списки организаций - источников комплектования научно-технической документацией, списки организаций - источников комплектования аудиовизуальными документами. Уточнение и переутверждение списков источников комплектования архивов проводится по мере необходимости.

Архив ведет наблюдательное дело на каждый источник комплектования архива, в которое включаются документы, характеризующие его правовой статус и деятельность, а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве. Наблюдательное дело может быть заведено и на гражданина-источник комплектования архива, в которое включаются сведения о составе и содержании его архивных документов.

Список использованной литературы

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.04. №125-ФЗ (с изменениями от 4 декабря 2006 г. № 202-ФЗ).

2. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» от 18.01.07. - №19.

3. Архивоведение: Учебное пособие для сред. проф. образования / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова. Под общей ред. В.П.Козлова. - М.: Изд-во Профобразование, 2002. - 272 с.

4. Бахтеев, Ю.Д. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов. Учебное пособие / Ю.Д.Бахтеев, В.Ф.Захаров, И.Н.Наумов. - Пенза: ПГУ, 2003. - 124 с.

5. Булюлина, Е.В. Архивоведение: Учебно-методическое пособие / Е.В.Булюлина. - Волгоград, Издательство ВолГУ, 2003. - 96 с.

6. Тельчаров, А.Д. Архивоведение. Конспект лекций / А.Д.Тельчаров. - Издательство: Приор-издат, 2004. - 160 с.

7. Чмыхало, А.Ю. Архивное дело: Учебное пособие / А.Ю.Чмыхало. - Томск: изд-во ТПУ, 2005. - 135 с.